Die Geschäftsreise planen: hilfreiche Tipps

Rund 117 Millionen Geschäftsreisen traten Angestellte und Selbstständige in Deutschland im Jahr 2023 an. Eine Geschäftsreise kostete im Jahr 2023 durchschnittlich 409 Euro. Am höchsten erwiesen sich dabei die Transport- und Übernachtungskosten.

Business-Reisen stellen somit nach wie vor eine beliebte Möglichkeit dar, um mit Kunden und Geschäftspartnern in Kontakt zu treten. Zudem nutzen deutsche Mitarbeiter Geschäftsreisen, um an Schulungen und Konferenzen teilzunehmen.

Wie bei einem Familienurlaub gilt auch hier: Eine akribische Planung bildet die Basis einer erfolgreichen Geschäftsreise. Insbesondere Berufsanfänger und Mitarbeiter mit wenig Reiseerfahrung stellt diese jedoch vor Herausforderungen. Wir erklären, worauf Einsteiger bei der Planung einer Geschäftsreise für einen Vorgesetzten, einen Kollegen oder sich selbst achten sollten!

Was ist bei einer Geschäftsreise zu beachten?

Es ist so weit: Der Abteilungsleiter entscheidet, dass ein spezifischer Mitarbeiter zum ersten Mal eine Geschäftsreise antritt. Er soll Kunden oder Geschäftspartner persönlich treffen, um eine tiefere Bindung zu ihnen aufzubauen und den Weg für zukünftige Verkäufe oder Kooperationen zu ebnen.

Doch worauf sollten Mitarbeiter bei einer Geschäftsreise achten? Zunächst gilt: Die Planung von Geschäftsreisen für Business Travel sollte umfassend erfolgen. Denn eine gute Organisation senkt das Stresslevel vor Ort und trägt dazu bei, dass die Mitarbeitenden auf Reisen sich voll und ganz auf ihre Geschäftsziele fokussieren können.

DerGeschäftsreiseplan beinhaltet unter anderem den Zielort, die Übernachtungsmöglichkeiten, die Verpflegung und alle Termine mit Kunden oder Geschäftspartnern. Ferner werden Transportoptionen angeführt.

Im Idealfall enthält der Reiseplan auch eine Zeitkalkulation. Das bedeutet, dass sich Mitarbeitende im Vorfeld genau überlegen, wie viel Zeit die Mahlzeiten, die Fahrten und die Termine in Anspruch nehmen. Zeitliche Puffer gewährleisten, dass diese nicht zu spät zu Kundenterminen erscheinen.

Tipps zur Reiseplanung: So gelingt die Geschäftsreiseplanung für Vorgesetzte

Wie organisiere ich eine Dienstreise? Wer zum ersten Mal eine Geschäftsreise für den Vorgesetzten – inklusive Flug mit renommierten Fluggesellschaften wie Emirates – plant, stellt sich diese Frage. Doch keine Sorge! Mit dem richtigen Hintergrundwissen gelingt die Reiseorganisation für den Chef im Handumdrehen. Wir verraten drei wichtige Tipps zur Reiseplanung!

Tipp 1: Vorlieben berücksichtigen

Wer eine Geschäftsreise für seinen Chef plant, sollte sich nicht nur darauf beschränken, ein freies Hotel und Restaurant ausfindig zu machen. Vielmehr ist es ratsam, die persönlichen Bedürfnissedes Vorgesetzten in die Planung einzubeziehen.

Übernachten Chefs von Firmen zum Beispiel ausnahmslos in Vier-Sterne-Hotels, sollte der Zuständige keine Übernachtung in einem Hostel oder einem Hotel mit weniger als vier Sternen buchen. Meidet der Vorgesetzte Flugzeuge, sollte geprüft werden, ob die Anreise auch mit dem Zug oder dem Auto erfolgen kann.

Gleiches gilt für die Transportmittel auf der Reise. Fährt die Führungskraft lieber Taxi oder nutzt sie öffentliche Verkehrsmittel?

Eineklare Kommunikation ist in diesem Kontext unabdinglich. Wer sich bei der ersten Planung einer Reise bereits ausreichend über die Bedürfnisse und Vorlieben des Reisenden erkundigt, kann sich die Informationen notieren und bei jeder Reiseorganisation auf diese zurückgreifen. Wiederholte Fragen können so vermieden werden.

Tipp 2: konkrete Ziele definieren

Vorgesetzte, die ihre Reiseplanung auf einen anderen Mitarbeiter übertragen, müssen sich in der Regel wichtigeren Aufgaben zuwenden. Ihnen bleibt keine Zeit, die Geschäftsreise selbst zu organisieren.

Auf Dienstreisen müssen sie sich vollends auf ihre Termine konzentrieren können. Vor der Reise sollten die Zuständigen deswegen besprechen, welche Aufgaben auf der To-Do-Listestehen und wie viel Zeit diese in Anspruch nehmen. Die Aufgabenbereiche sollten ihrer Priorität nach geordnet werden. So fällt es leichter, die Details der Geschäftsreise festzulegen und die Freizeit des Vorgesetzten auf Reisen zu planen.

Auch hier gilt es, persönliche Wünsche des Reisenden zu berücksichtigen. So ist es empfehlenswert, spannende Programmpunkte einzuplanen, die ohne großen Mehraufwand realisiert werden können. Dabei kann es sich um sportliche Aktivitäten wie Kanufahren handeln. Aber auch die Buchung eines Hotels mit Fitnessstudio erweist sich als praktisch, wenn der Vorgesetzte in der Freizeit Kraftsport oder Ausdauersport betreiben möchte.

Ein Tipp: Wer online nicht fündig wird, kann Reisebüros kontaktieren. Die Mitarbeiter können passende Freizeitaktivitäten vor Ort buchen und bei der Reiseplanung unterstützen.

Überdies ist zu erfragen, ob das Hotelzimmer einen großenSchreibtisch und Steckdosenfür den Laptop bereithalten soll. So können nach dem Kundentermin wichtige Notizen festgehalten werden.

Bei Aufenthalten im Ausland sollten Zuständige sich außerdem über dieGepflogenheiten und Bräuchevor Ort informieren und die Informationen vor der Reise an ihren Vorgesetzten weiterleiten. So sollten Geschäftsleute die Ehefrauen ihrer Kunden oder Geschäftspartner im arabischen Raum nicht mit ausgestreckter Hand willkommen geheißen werden. Stattdessen wird die rechte Hand auf der eigenen Brust platziert und eine leichte Verbeugung angedeutet.

Tipp 3: einen detaillierten Reiseplan erstellen

Alle Informationen sollten nun zusammengetragen werden. Der Reiseplan enthält eine Übersicht über alle Reisedetails. Dabei handelt es sich um ein zentrales Dokument.

Statt einzelne E-Mails und Notizen durchzugehen, muss der Vorgesetzte nur einen Blick in die Reiseplanung werfen, der als grober Ablaufplan dient. So enthält der Reiseplan zum Beispiel Bordtickets, die Abflugzeiten und Flugnummern, die Sitzplätze im Flugzeug und die Ankunftszeiten.

Reist der Vorgesetzte zusammen mit seinem Ehepartner und verbindet auf diese Weise berufliche Verpflichtungen mit einerprivaten Reise, sollte die Reiseplanung auch Vorschläge zur Freizeitgestaltung, Reservierungen in Restaurants, Theatern oder anderen Etablissements sowie Möglichkeiten zu romantischen Überraschungen bereithalten.

Heute wird die Reiseplanung in der Regel elektronisch versendet. So kann der Reisende orts- und zeitunabhängig auf das Dokument zugreifen und läuft nicht Gefahr, die Daten zu verlieren.

Geschäftsreise für Kollegen planen: Das ist zu beachten

Geschäftsreisende bevorzugen es in der Regel, ihre Reise selbst zu buchen. So können diese ihre Vorlieben und Wünsche umsetzen. Im Gegensatz zum Reisemanager kennen sie ihre Präferenzen und müssen Details nicht erst mit Dritten besprechen.

Wer für die Reiseplanung in einem Unternehmen zuständig ist, sollte deswegen aktiv auf Geschäftsreisende zugehen und die Option der Selbstbuchung anbieten. Bei Fragen bezüglich derReiserichtlinien sollten diese sich jederzeit an den Reisemanager wenden können.

Im Idealfall setzen Unternehmen auf ein Reisemanagement-Tool mit einer intuitiven Benutzeroberfläche. Die Software sollte die individuellen Reiserichtlinien berücksichtigen und erleichtert Kollegen die Planung ihrer Dienstreise.

Das Fazit – Mit dem richtigen Wissen zur perfekten Geschäftsreise

Zugegeben: Geschäftsreisende, die sich vor Ort um Taxis und Unterkünfte bemühen und spontan Routen zum Treffpunkt mit Kunden heraussuchen, weisen ein hohes Stresslevel auf. Deswegen ist es von Bedeutung, dass die Reise im Vorfeld ausführlich geplant wird.

Das Fundament bildet ein zentrales Dokument, in dem alle wichtigen Punkte aufgelistet sind. So enthält dieses beispielsweise die Flugtickets, die Hotelbuchungen und Informationen über die Gepflogenheiten in dem jeweiligen Zielland.

Vorgesetzte lassen ihre Business-Reise in der Regel planen, während Mitarbeiter ihre Geschäftsreise am liebsten selbst buchen. Bei der Reiseplanung für den Chef sollten individuelle Bedürfnisse und Wünsche berücksichtigt werden. Zudem ist es notwendig, die Ziele klar zu definieren und eine detaillierte Reisebeschreibung zu verfassen.

Mitarbeiter, die ihre Reise selbst buchen, nutzen ein digitales Travel-Management-System. So sinkt die Fehlerquote, während die Angestellten ihre Reise eigenverantwortlich planen.