Sachbezug: Der monatliche Shopping-Zuschuss vom Arbeitgeber

Viele haben noch nie etwas davon gehört – andere profitieren längst davon: Mit dem sogenannten Sachbezug gewähren zahlreiche Unternehmen ihren Mitarbeitenden jeden Monat attraktive Sachleistungen. Dank der praktischen Lösung zur Nettolohnoptimierung lässt sich ein vereinbartes Guthaben zum Einkaufen in zahlreichen Geschäften und Onlineshop nutzen. Wissenswertes hier zusammengefasst.

Steuerfreie Beträge dank Freigrenze

Werden vom Arbeitgeber Zusatzleistungen in Form von Sachleistungen bis zu einem Betrag von 50 Euro monatlich zur Verfügung gestellt, können diese als steuerfreier Sachbezug zur Nettolohnoptimierung beitragen. So sieht es § 8 Absatz 2 im Einkommensteuergesetz (EStG) vor. Auch Sozialabgaben müssen bei Einhaltung des Freibetrags nicht geleistet werden. So können Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden jedes Jahr bis zu 600 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei zukommen lassen.

Mit Sachleistungen sind in diesem Zusammenhang Dienstleistungen oder Waren in einem regionalen Netz an Kooperationspartnern gemeint. Diese Sachleistung stellen viele Unternehmen als praktische Gutscheine oder Wertkarten bereit. Je nach Anbieter können Mitarbeitende damit sowohl in Supermärkten einkaufen als auch in Bekleidungsgeschäften und diversen Onlineshops.

Wichtig zu wissen:

• Bei der Auswahl von Anbietern für Sachbezugskarten- beziehungsweise -Gutscheinverwaltung müssen Arbeitgeber auf eine rechtskonforme Lösung achten.
• Prepaid-Wertkarten, die in Sachen Produktpalette uneingeschränkt und überregional nutzbar sind, hat der Gesetzgeber von der Steuerbegünstigung ausgeschlossen.

Neben Warengutscheinen gehören unter anderem Tankgutscheine und Mitgliedschaften (z. B. im Fitnessstudio) zu den Sachbezügen.

Zeitpunkt zum Einlösen von Warengutscheinen

Viele Arbeitnehmer fragen sich, ob sie mit ihrem bereitgestellten Warengutschein zu einem bestimmten Zeitpunkt einkaufen gehen müssen, damit die Abwicklung reibungslos funktioniert. Warum ein steuerfreier Sachbezug dank des Zuflussprinzips nicht zwangsweise monatlich eingelöst werden muss, erklärt die Verwaltungsplattform für Mitarbeiter-Benefits Belonio verständlich: „Die Leistung gilt zu dem Zeitpunkt als gewährt, zu dem der Arbeitnehmer z. B. einen Warengutschein nutzen kann. Wann er ihn tatsächlich einlöst, ist unerheblich. Somit kann der Beschäftigte auch Gutscheine für eine größere Anschaffung ansammeln.“

Wo lässt sich der Sachbezug einlösen?

Wo sich die Wertgutscheine beziehungsweise das Guthaben auf Wertkarten einlösen lassen, hängt davon ab, wie der Arbeitgeber den Sachbezug organisiert. Betriebe entscheiden sich für spezialisierte Verwaltungsportale, die wiederum mit ausgewählten Kooperationspartnern zusammenarbeiten. Teilweise kooperieren einzelne Anbieter mit 50.000 Akzeptanzstellen und mehr. Um trotz der individuellen Vielfalt einen Eindruck zu vermitteln, haben wir einige der möglichen Partner für das Sachbezugs-Shopping arrangiert:

• Lebensmittel: Aldi, Edeka, Kaufland, Rewe, Real
• Wohnen: Ikea, Butlers
• Kleidung und Schuhe: Esprit, About You, H&M, Adidas, SportScheck
• Drogerien: dm, Rossmann
• Divers: Thalia, Galeria, Otto

Tipp: Worauf beim Online-Shopping von Kleidung geachtet werden sollte, haben wir in diesem Ratgeber zusammengefasst.

Per Karte oder digital?

Damit der Sachbezug in Höhe von bis zu 50 Euro monatlich bequem genutzt werden kann, sind digitale Gutscheinlösungen auf dem Vormarsch. Digitale Gutscheine haben gegenüber Wertkarten den Vorteil, dass das Smartphone zum Bezahlen eingesetzt werden kann. Aufgrund der Tatsache, dass viele inzwischen generell alles mit ihrem Mobilgerät bezahlen, ist der digitale Sachbezug die praktische Ergänzung, um ohne Geldbeutel einkaufen gehen zu können. Die Mitarbeitenden suchen sich innerhalb einer App auf ihrem Smartphone einfach einen Gutschein ihrer Wahl aus. In regionalen Geschäften werden diese per Produktcode ganz einfach ausgelesen. Weil jedoch nicht jeder Mitarbeitende digital affin ist oder manche sowohl digitale Gutscheine als auch Wertkarten verwenden möchten, ist ein Kombi-Angebot eine Überlegung wert.

Verwaltung des Sachbezugs durch Arbeitgeber

Die Anbieter zur Verwaltung von Sachbezügen stellen in der Regel eine Software zur bequemen Bedienung durch Arbeitgeber bereit. Die Unternehmen legen mit Hilfe der Software die Mitarbeitenden und die monatlichen Beträge an und wofür diese ausgegeben werden dürfen.

Der Sachbezug muss dabei nicht jeden Monat neu ausgelöst werden, sondern wird als eine Art Abonnement eingestellt. Die Arbeitnehmer erhalten dann jeden Monat automatisch den festgelegten Betrag als digitale Gutscheine oder in Form von Guthaben auf ihrer Wertkarte.

Lohnabrechnung mit Sachbezug

Damit sich die Bemessungsgrundlage für die Einkommenssteuer nicht erhöht und der Sachbezug steuerfrei bleibt, wird dieser zum Bruttoentgelt hinzugerechnet und anschließend vom Nettogehalt wieder subtrahiert.

Achtung!

Stellt ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer in einem Monat weniger als 50 Euro Sachbezug bereit, kann die Differenz nicht in einem anderen Monat ausgeglichen werden. Soll der steuerfreie Sachbezug jährlich bis zur Freigrenze von 600 Euro ausgeschöpft werden, müssen deshalb jeden Monat 50 Euro verfügbar sein.

Ein weiterer wichtiger Hinweis betrifft die Gebühren, die Arbeitgeber an Verwaltungsportale zahlen: Diese Kosten für Aufladung und Bereitstellung von Geldkarten sind unabhängig von der Freigrenze (50 Euro/Monat) und werden nicht als geldwerter Vorteil betrachtet.

Zufriedenheit steigern, Wirtschaft fördern

Der steuerfreie Sachbezug ist eine hervorragende Alternative beziehungsweise Ergänzung zur klassischen Gehaltserhöhung. Die Arbeitgeberleistung spart Steuern und ist ein beliebtes Mittel, um die Wertschätzung gegenüber Mitarbeitenden zum Ausdruck zu bringen.

Der Sachbezug trägt durch die Bindung an regionale Akzeptanzstellen außerdem zur lokalen Wirtschaftsförderung bei. Durch den Einkauf in heimischen Geschäften wie Supermärkte, Buchshops oder Bekleidungsgeschäfte wird das regionale Partnernetz gestärkt.

Über weitere steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse klärt die Stiftung Warentest im Beitrag Booster fürs Nettogehalt auf.

Fazit

Der Sachbezug ist solange steuerfrei, wie der monatliche Betrag an Arbeitnehmer maximal 50 Euro beträgt und eine Barauszahlung nicht möglich ist. Als Wertkarten oder digitale Gutscheine können Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden attraktive Shopping-Zuschüsse bereitstellen. Bis zu 600 Euro sind so zusätzlich zum Nettogehalt möglich.