Soli und Co. bringen Personalabteilungen an ihre Grenzen: smarte Arbeitslösungen sind gefragt

Soli und Co. bringen Personalabteilungen an ihre Grenzen: smarte Arbeitslösungen sind gefragt

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Lange hatte vor allem der Mittelstand darum gekämpft, 2021 war es endlich geschafft: der Solidaritätszuschlag entfällt für das Gros der Beschäftigten. Ursächlich dafür: die Anhebung der Freigrenze. Dennoch sehen sich Personalabteilungen noch immer in der Pflicht, den Soli zu verarbeiten. Bei diesem Unterfangen sind vor allem smarte Lösungen gefragt, um Mitarbeiter bestmöglich zu entlasten.

Die optimale HR-Abteilungsgröße entscheidet über Arbeitsqualität

Noch immer sind vor allem klein- und mittelständische Unternehmen der Meinung, keine eigene Personalabteilung bzw. Personalverantwortliche zu benötigen. Abrechnung, Mitarbeitergespräche, Anzeigenplatzierung und Co. – das alles kann nebenbei erledigt werden. Weit gefehlt, denn die Aufgaben in HR sind vielfältiger und anspruchsvoller als gedacht.

Früher galt als Faustregel: Ein Personaler pro 100 Mitarbeiter – doch durch smarte Technologielösungen ist dieser Ansatz häufig überholt. Fest steht aber auch: Je besser Mitarbeiter in der Personalabteilung organisiert sind und je weniger Mitarbeiter sie betreuen, desto besser die Arbeitsplatzkultur. Sie können sich auf ihre Tätigkeiten fokussieren, beispielsweise auf die aktuellen Änderungen zu Kündigungsfristen, die Organisation neuer Fachkräfte, die internen Weiterbildungen usw.

Digitalisierung erleichtert Umsetzung von Gesetzesanpassungen

Die Gesetzesänderungen, welche Lohn- und Gehaltsabrechnungen betreffen, können Personalabteilungen an den Rand ihrer lassen Belastbarkeitsgrenzen bringen. Bestes Beispiel ist der Solidaritätszuschlag. Seit seiner Einführung 1995 gab es einige Änderungen. Zunächst mussten Abgaben in Höhe von 7,5 %, später ab 1998 in Höhe von 5,5 % berücksichtigt werden. Um die Anpassungen möglichst effizient zu gestalten, greifen vor allem im Mittelstand immer mehr Personalabteilungen auf smarte Softwarelösungen zurück.

Damit ist es auch möglich, die seit 2021 geltende Anpassung ohne enormen personellen und organisatorischen Mehraufwand zu realisieren. Die Freigrenze wurde erhöht, was eine Entlastung für viele Erwerbstätige bedeutet. Zunächst galt die Freigrenze von 927 Euro (bei einzelner Veranlagung) und 1.944 Euro (bei gemeinschaftlicher Veranlagung). Das bedeutete für das Gros der Beschäftigten: Sie müssen den Solidaritätszuschlag zahlen. Für Mitarbeiter der Personalabteilung eine enorme Aufgabe.

2020 die Wende, denn nicht nur die FDP, sondern auch die Mittelstandsvereinigung legten Verfassungsbeschwerde gegen die Erhebung des Solidaritätszuschlages ein. Die Folge: Erhöhung der Freigrenze und Entlastung für Millionen Beschäftigte. Nun wird der Solidaritätszuschlag erst ab Überschreitung von 16.956 Euro (bei einer einzelnen Veranlagung) und über 33.912 Euro (bei gemeinschaftlicher Veranlagung) erhoben. Für Personalabteilungen bedeutet das eine enorme Entlastung, denn sie müssen den Solidaritätszuschlag bei vielen Mitarbeitern nicht mehr kalkulieren und abführen.

So gehen HR-Abteilungen mit der Milderungszone um

Ähnlich wie Rechnungsprogrammen sind innovative softwaregestützte Lösungen auch für HR-Abteilungen unverzichtbar. Vor allem, wenn es um die Umsetzung der rechtlichen Vorgaben zu neuen Abgabeordnungen kommt. Durch die Erhöhung der Freigrenze sind deutlich weniger Berufstätige von der Abgabe betroffen. Dennoch müssen Erwerbstätige oberhalb der Freigrenze den Solidaritätszuschlag zahlen, wobei eine Milderungsgrenze festgelegt wurde.

Das bedeutet für die Abrechnung in der Praxis: Der Solidaritätszuschlag wird innerhalb dieser Milderungsgrenze nicht 100-prozentig erhoben, sondern an den vollen Satz schrittweise angenähert.  Bei einem zu versteuernden Einkommen oberhalb einer Grenze von 96.409 Euro (für alleinstehende Berufstätige) wird ein Solidaritätszuschlag in Höhe von 5,5 % erhoben. Bei einer verheirateten Veranlagung sind es 192.818 Euro. Smarte Softwarelösungen erleichtern die Kalkulation und berücksichtigen die gesetzlichen Anpassungen mit ihren Updates. Die Vorzüge der Software-Unterstützung haben immer mehr Unternehmen, vor allem auch Mittelstand, für sich als Chance erkannt und investieren in Digitalisierungsmaßnahmen; unterstützt durch die Bundesregierung.

Digitalisierung in Personalabteilung bringt Herausforderungen

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz hat es sich gemeinsam mit Branchenverbänden auf die Fahne geschrieben, die Digitalisierung im Mittelstand voranzutreiben. Dafür werden zahlreiche Förderprogramme zur Verfügung gestellt. Mit Erfolg, denn immer mehr klein- und mittelständische Unternehmen investieren in ihre digitale Zukunft.

Für die Personalabteilung ist das ein Fortschritt, aber gleichzeitig mit enormen Herausforderungen verbunden. Wer Digitalisierung im Unternehmen leben will, muss vor allem in Deutschland viele rechtliche Vorgaben beachten. Alles dreht sich um den Datenschutz, damit sämtliche digitalisierte Abläufe Rechtssicherheit haben.

Es gilt beispielsweise, die Mitarbeiterdaten DSGVO-konform zu speichern, um späteren Klagen durch Mitarbeiter vorzubeugen. Wer auf digitales Vertragsmanagement setzt, sollte sich dafür den passenden Anbieter (bestenfalls mit cloudbasierter Lösung) suchen. Wichtig: Auch die elektronische Signatur muss für beidseitige Rechtssicherheit integriert werden, um alle Verträge und damit verbundenen Unterlagen rechtssicher zu nutzen.

Tipp: Vor allem bei Rekrutierung auf Fachkompetenz setzen

Was ist das wichtigste Kapital eines Unternehmens? Richtig, die Mitarbeiter. Um die wertvollen, fachkompetenten Schätze zu finden, sind Engagement und Branchenkenntnis gefragt. Nicht immer haben Mitarbeiter der eigenen Personalabteilung den Weitblick oder das Netzwerk, um tatsächlich wertvolle Mitarbeiter zu finden.

Externe Rekrutierungshilfe ist häufig sinnvoll, denn die Anbieter verfügen über ein üppiges Netzwerk. Außerdem wissen sie, wie die Branche tickt und was Mitarbeiter von ihrem neuen Arbeitgeber erwarten. Sie können dabei behilflich sein, die Stellenausschreibung möglichst ansprechend zu formulieren und legen damit einen essenziellen Grundstein für hochwertige Bewerbungen.

Digitales Assessment-Center bringt effiziente Klarheit über Bewerber

Die Digitalisierung im Bewerberprozess hat sich längst etabliert. Online-Assessment-Center werden von immer mehr größeren und kleineren Unternehmen genutzt. Eine Win-win-Situation für beide Seiten, denn Bewerber müssen keine zeit- und kostenaufwendige Anreise auf sich nehmen, können komfortabel und meist zeitflexibel die an sie gestellten Aufgaben erfüllen. Auch für Unternehmen ist das digitale Assessment-Center ein echter Zugewinn. Sie sehen effizient, welche Bewerber infrage kommen und müssen weniger Aufwand bei der Auswertung oder monetäre Kompensation für Anfahrtskosten und Co. betreiben.

Fazit: Jedes Unternehmen sollte seine Personalabteilung auf den digitalen Prüfstand stellen

Branchenverbände und die Bundesregierung haben die Zukunft der (mittelständischen) Unternehmen längst im Blick: Sie wird digital(er). Dafür stehen üppige Fördersummen bereit, welche sich clevere Unternehmungen nicht entgehen lassen sollten. Wachsende Digitalisierung bringt mehr Effizienz in die Unternehmenskultur, abteilungsübergreifend. Unverkennbar der positive Digitalisierungseinfluss in der Personalabteilung: Mitarbeiter haben durch smarte Tools deutlich mehr Zeit, sich um das Mitarbeiter-Wohlbefinden zu kümmern und die Arbeitsplatzkultur zu verbessern.

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