Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer unverzichtbar

Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer unverzichtbar

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Rechnungsprogramme für Kleinunternehmen: Diese Features sind unverzichtbar

Rechnungsprogramme? Brauchen Kleinunternehmer nicht. Stimmt nicht, denn auch Kleinunternehmer sind dazu verpflichtet, Rechnungen für ihre Produkte oder Dienstleistungen zu erstellen. Das geht natürlich händisch oder, viel cleverer, mit einem Programm. Die besten Programme stehen sogar kostenfrei zur Verfügung.

Brauchen Kleinunternehmer ein Rechnungsprogramm wirklich?

Kleinunternehmer haben doch nur wenige Umsätze und Rechnungen zu erstellen. Ein Programm dafür ist viel zu teuer und gar nicht notwendig. Nur einige Vorteile, die noch immer bei vielen (angehenden) Kleinunternehmern verbreitet sind. Doch das Rechnungsprogramm kann sich auszahlen, in mehrfacher Hinsicht.

Zum Vergleich: Auch die Skepsis gegenüber moderner Zahlungsmethoden war vor einigen Jahren noch groß. Die Bezahlung mit Bargeld war etabliert und zunächst wurden Transaktionen via Kreditkarte oder mittlerweile sogar Apple oder Google Pay nur zögerlich angenommen. Die Praxis zeigt: Mittlerweile gehen die Bargeldzahlungen stetig zurück und die digitalen Zahlungsoptionen erfreuen sich enormer Beliebtheit. Grund dafür: die Zeitersparnis und einfache Anwendung.

Gleiches gilt auch, wenn es um die Nutzung von Rechnungsprogrammen für Kleinunternehmer geht. Ein Buchhaltungsprogramm-Vergleich zeigt, dass die Anwendungen von heute clevere Lösungen haben, die auch nicht-technisch-affine Kleinunternehmer nutzen können. Ihr Bonus: Sämtliche Unterlagen lassen sich digital verwalten. Auch der Blick über Einnahmen und Ausgaben ist mit einem Klick möglich. Die Zeitersparnis durch die Belege, die nicht händisch zusammengesammelt werden müssen, unbezahlbar.

Diese Funktionen brauchen Kleinunternehmer bei Rechnungsprogrammen

Viele Einzelunternehmer sind erstmalig in der Selbstständigkeit und verfügen deshalb über wenig Erfahrung in Sachen Buchhaltung. Ein gutes Programm unterstützt mit benutzerfreundlicher Oberfläche bei Verwaltung, Rechnungserstellung und Co. Folgende Features sind auch für Kleinunternehmer beim Programm unverzichtbar:

Rechnungsvorlagen

Auch für Kleinunternehmer gilt: Die Rechnung muss bestimmte Angaben haben, damit sie vom Finanzamt offiziell anerkannt wird. Viele Kleinunternehmer wissen häufig gar nicht, welche Pflichtangaben auf der Rechnung erforderlich sind. Hier hilft ein gutes Programm, denn es hat bestenfalls sogar zahlreiche Rechnungsvorlagen, die sich individuell mit dem eigenen Logo oder Namen anpassen lassen.

Gute Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer erstellen automatisch bei Rechnungslegung den Text, der bei Kleinunternehmern zwingend erforderlich ist. Zusätzlich können sogar individuelle Textpassagen zu Zahlungsoptionen oder für die Einleitung der Rechnung erfasst werden.

Verwaltung der liquiden Mittel

Ein Rechnungsprogramm hilft, jederzeit über die liquide Situation im Bilde zu sein. Kleinunternehmer können Einnahmen und Ausgaben cleverer verwalten und sehen immer, wann Rechnungen überfällig und Mahnungen gegebenenfalls notwendig sind. Ein autarker Liquiditätsüberblick ist wichtig, um die unternehmerische Zukunft zu planen. Ist der Wechsel zur Selbstständigkeit notwendig? Die Zahlen verraten es, denn Kleinunternehmer dürfen maximal 22.000 Euro jährlich einnehmen. Umsätze darüber hinaus müssen mit Mehrwertsteuer kalkuliert und in Rechnung gestellt werden.

Rechnung für Einnahmen und Überschuss

Wer als Kleinunternehmer agiert, braucht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung für die Steuer. Natürlich lässt sich das Zahlenwerk in einer Exceltabelle führen, allerdings ist das wenig effizient. Jede Rechnung bzw. Zahlung muss händisch in die Tabelle eingetippt werden. Nicht nur in der Bilanzierung großer Unternehmen ist Effizienz maßgeblich für den Erfolg. Auch Kleinunternehmer können mithilfe eines Rechnungsprogrammes Zeit sparen und diese beispielsweise für neue Kundenakquise, Projektentwicklung und Co. nutzen.

Steuerberater-Schnittstelle

Die Expertise eines Steuerprofis ist auch für Kleinunternehmer hilfreich. Damit der Steuerberater sämtliche Informationen aus erster Hand erhält, kann er im Rechnungsprogramm Zugriff bekommen. Gute Systeme stellen eine Schnittstellenlösung zur Verfügung, sodass neben dem Kleinunternehmer auch der Steuerberater alle Daten einsehen kann. Der Vorteil: Kostenersparnis und Effizienz auf beiden Seiten.

Kleinunternehmer müssen nicht als alle Unterlagen mühselig zusammensuchen, ausdrucken und sortieren und den Weg zum Steuerberater auf sich nehmen. Stattdessen kann sich der Steuerprofi alle Informationen mithilfe weniger Klicks besorgen. Durch den geringeren Arbeitsaufwand wird das Beraterhonorar deutlich günstiger. Ein weiterer Vorteil: Wer die Schnittstelle für den Steuerberater nutzt, kann sich sogar überregional günstige Steuerberater-Angebote sichern, ist nicht auf einen lokalen Zahlenprofi angewiesen.

Darum ist ein kostenpflichtiges Rechnungsprogramm eine gute Investition

In Deutschland müssen Kleinunternehmer keine Steuer ausweisen. Wer den Kleinunternehmer-Status verlässt, muss die Mehrwertsteuer auf seiner Rechnung kenntlich machen und natürlich auch zusätzlich zur Einkommensteuer (und gegebenenfalls Gewerbesteuer) abführen.

Bei all der Steuerlast können Unternehmer jedoch auch von Erleichterungen profitieren. Häufig sind die steuerreduzierenden Möglichkeiten aber nur bedingt bekannt. Die Kosten für den Steuerberater oder das buchhalterische Programm können beispielsweise steuermindernd wirken. Die Investition in ein Buchhaltungsprogramm lohnt sich deshalb gleich doppelt.

Viele Programme bieten Grundfunktionen gratis, was für den Einstieg genügt. Dennoch kann es sinnvoll sein, sich die zusätzlichen Features zu gönnen. Schon ab wenigen Euro monatlich lassen sich Vorzüge wie unbegrenzter Upload von Dokumenten/belegen nutzen. Echte Sparfüchse können durch eine jährliche Zahlung auf Reduktion der Kostenbelastung hoffen. Wichtig bei der Buchung des Rechnungsprogrammes: Die Belege immer aufheben und am besten gleich nach Erhalt in das Programm einpflegen. Somit geht keine Kostenbelastung verloren und wird bei der nächsten Steuerzahlung berücksichtigt.

Tipp: Programme für Tablet und Smartphone

Viele Rechnungsprogramme sind längst nicht nur für den PC erhältlich, sondern auch auf mobilen Endgeräten nutzbar. Ein Vorteil vor allem für Kleinunternehmer, die viel unterwegs sind. Bequem mit dem Smartphone Belege einscannen und hochladen, Rechnungen unterwegs erstellen oder Fotos als Rechnungsanlage schießen und hinzufügen – all das ist bei cleveren Rechnungsprogramm-Lösungen keine Utopie mehr. Die Synchronisation mit dem Programm auf dem PC erfolgt meist über eine Cloud-Lösung der Rechnungsprogramm-Anbieter. Damit ist sichergestellt, dass überall alle Daten stets verfügbar sind.

Fazit

Jeder Kleinunternehmer sollte ein Rechnungsprogramm nutzen. Damit lassen sich nicht nur intelligent und zeitsparend Rechnungen erstellen und verwalten. Das Programm unterstützt auch bei der regelmäßigen Steuererklärung und liefert alle relevanten Informationen per Knopfdruck. Statt unübersichtlicher und Platz einnehmender physischer Ordner gibt es alle Dokumente digital verwaltet. Kein Ausbleichen der Belege mehr. Keine vermissten Dokumente. Viele Programme fördern sogar die mobile Bearbeitung und stellen eine App-basierte Anwendung zur Verfügung.

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