Kuvertiermaschinen – schneller und effektiver Briefversand für Unternehmen

Kuvertiermaschinen – schneller und effektiver Briefversand für Unternehmen
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In Zeiten der fortschreitenden Digitalisierung werden immer mehr Schriftstücke auf elektronischem Wege verfasst und versendet. Dies gilt jedoch nicht für alle Dokumente!

Viele Verträge, Kündigungen, Kontoauszüge und andere wichtige Ankündigungen bedürfen der Briefform auf Papier. Zudem sind es Serienbriefe, Rechnungen, Lohn- und Gehaltsbescheide sowie Werbeaktionen zur Kundenbindung, die gefaltet, in ein Kuvert gesteckt und von der Post zum Empfänger transportiert werden.

Eine zeitaufwendige Arbeit, wenn sie manuell durchgeführt werden muss. Eine Kuvertiermaschine schafft diese Arbeiten in weitaus kürzerer Zeit und setzt so viele Kapazitäten im Unternehmen frei.

Zeit- und Personalkosten einsparen

Eine eingearbeitete Arbeitskraft schafft es in der Regel, bis zu 100 Briefe pro Stunde mit der Hand zu falten, in das Kuvert zu stecken und dieses zu schließen. Eine Kuvertiermaschine erledigt diese Arbeit zum Beispiel um ein Vielfaches schneller, als es eine manuelle Fertigung jemals schaffen könnte. Premium-Kuvertierer fertigen Tausende von Briefsendungen pro Stunde an.

Die Technologie ermöglicht es KMUs (kleine und mittelständische Unternehmen), Großbetrieben und international agierenden Firmen, in kurzer Zeit Tausende von Briefsendungen versandfertig zu machen. Das bedeutet für das betreffende Unternehmen eine signifikante Zeitersparnis. Gleichzeitig kann die manuelle Arbeitskraft sinnvoller eingesetzt werden.

Kuvertiermaschinen sind sowohl neu als auch Gebraucht – zum Beispiel bei Frankonia Postbearbeitung – erhältlich.

Wie arbeitet eine Kuvertiermaschine?

Eine Kuvertiermaschine vereint viele einfache Arbeitsvorgänge. So sortiert sie die Tagespost und faltet die Briefe in der gewünschten Falztechnik. In einem Arbeitsgang werden die Dokumente eingetütet und die Kuverts zugeklebt. Mit einer Kuvertiermaschine können bis zu 12.000 Briefsendungen pro Stunde abgefertigt werden. Der Handel stellt für jedes Aufkommen das passende Gerät zur Verfügung.

Professionelle Kuvertiermaschinen verarbeiten Dokumente unterschiedlicher Briefformate. Sie müssen nur vor jedem Arbeitsgang entsprechend konfiguriert werden. Mailings, Produktinformationen, Werbemittel oder Antwortschreiben werden rasend schnell verpackt. Eventuelle Beilagen werden im Inneren der Kuvertiermaschine gesammelt, gefalzt und den Kuverts zugeführt. Dabei zentrieren sich die Dokumente selbständig. Auch die verschiedenen Formate werden ebenso wie die Doppel- und Fehlblattkontrolle automatisch erkannt.

Technischer Ablauf einer Kuvertierungsvorgangs

Je nach Konfiguration werden die Blätter von den verschiedenen Zuführstationen einzeln in das Kuvertiersystem eingezogen. Dort werden sie senkrecht in ein Sammelfach transportiert. Fehlerhafte Papierverläufe landen direkt im Ausschussfach.

Die korrekt eingeführten Papiersätze dagegen gelangen ins Falzwerk und werden dort gefaltet. An der Kuvertierbasis werden die Sätze direkt in die Kuverts eingelegt. Danach durchlaufen die gefüllten Kuverts eine Befeuchtungs- und Schließeinheit. Die bearbeiteten Kuverts verlassen die Kuvertierbasis und werden in die Briefablage einsortiert.

Kennzahlen bei der Auswahl einer Kuvertiermaschine

Die wichtigsten Parameter einer Kuvertiermaschine drücken sich in der Taktzahl, der Anzahl der Zuführstationen und dem Briefaufkommen des Unternehmens aus. Werden viele verschiedene Formate angefertigt, ist darauf zu achten, ein Modell mit ausreichend Speicherplätzen zu wählen. Dann können die jeweiligen Einstellungen per Kurzwahl angewählt werden, sodass sie nicht jedes Mal neu konfiguriert werden müssen.

Dokumente mit unterschiedlicher Seitenzahl kuvertieren

Kuvertiermaschinen modernsten Standards sind mit einem Lesekopf und einer Optischen Merkmalerkennung (OME) ausgestattet. Diese befähigt sie, auch individuelle Briefsätze zusammenzustellen und zu verarbeiten. Die OME steht dabei in verschiedenen Levels (Ausbaustufen) zur Verfügung. Um die OME sicher ausführen zu können, müssen zusätzliche Einstellungen hinterlegt werden. Beispielsweise wird eingegeben, in welcher Reihenfolge die diversen Zuführstationen abzurufen sind.

Die notwendigen Informationen sind in Codes enthalten, die auf die jeweiligen Dokumente aufgedruckt sind. Die Codes bestehen aus Strichmarken und geben die verschiedenen Verarbeitungsformen an. Dabei werden die codierten Dokumente in die entsprechende Zuführstation eingelegt. Je nach OME-Software können aus weiteren Zuführstationen selektiv und individuell Werbesendungen beigelegt werden.

Übersichtliche Bedienelemente erleichtern die Anwendung

Kuvertiermaschinen sind mit übersichtlichen Bedienelementen und Displays ausgestattet. Dadurch können die Systeme auch von Laien bedient werden, ohne dass es zu Papierstaus kommt.

Nach der Konfiguration des jeweiligen Jobs reicht es aus, die Starttaste zu bedienen. Mit der Stopptaste werden laufende Sortiergänge angehalten, wobei noch im Durchlauf befindliche Vorgänge im System verbleiben. Mit der Cleartaste wird die Papierzufuhr gestoppt. Dann werden die gerade im Arbeitsvorgang befindlichen Sätze noch fertiggestellt. Erst dann stoppt das gesamte System.

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