Buchhaltungssoftware: Das bieten die Lösungen

Buchhaltungssoftware: Das bieten die Lösungen
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Für Unternehmen und Selbstständige ist die Buchhaltungssoftware eine große Hilfe. Sie unterstützt bei der Rechnungserstellung, hält Zahlungseingänge im Blick, bucht meist direkt und kann, je nach Software, mit wenigen Klicks die Steuererklärung vorbereiten. Allerdings gibt es verschiedene Softwarelösungen. Doch wie unterscheiden sie sich und was sollten Selbstständige bei der Auswahl beachten? Im Folgenden werden die wichtigsten Punkte in diesem Zusammenhang genauer unter die Lupe genommen.

Diese Funktionen sollte jede Software haben

Einige Funktionen sind bei einer Buchhaltungssoftware schlichtweg absolut notwendig. Da die Software nicht allein bei der Buchhaltung unterstützt, sondern auch die Offene-Posten-Liste samt Abstimmung, das Mahnwesen und die Liquiditätsplanung übernehmen sollte, zählen diese Bereiche mit zu den Notwendigkeiten.

Weitere wichtige Funktionen:

- Anlagenbuchhaltung - Sie sollte unterstützt werden, um Anschaffungen buchen und letztlich abschreiben zu können. Dies kann auch für Solo-Selbstständige und Freiberufler interessant sein.

- Berichtsgenerierung - Eine gute Software sollte die EÜR, den Jahresabschluss sowie eine BWA generieren. Das ist wichtig, denn Unternehmen können so auf Knopfdruck die wichtigen Unterlagen erstellen.

- Schnittstellen - Die Software sollte mit Elster kompatibel sein. Diese Schnittstelle ermöglicht es, die Umsatzsteuervoranmeldung sogleich einzuspielen. Auch eine Anbindung an den Steuerberater ist sinnvoll.

- Personalbuchhaltung – Kann die Personalbuchhaltung gleich über die Software erledigt werden, ergeben sich viele Vorteile. So besteht die Möglichkeit, die nötigen Belege automatisch an die entsprechenden Institutionen zu versenden.

- Belegerstellung – Die Software muss Möglichkeiten bieten, die digitale Belegerstellung durchzuführen. Gute Programme bieten sogar die Buchung von unterwegs, indem der Beleg schlichtweg als Foto hochgeladen wird.

Sicherlich kann ein Solo Selbstständiger auf Schnittstellen für die Personalbuchhaltung verzichten. Doch die Erstellung von Berichten und Anbindungen an Elster und Steuerberater gehören schlichtweg zu einer guten Software. Dasselbe gilt übrigens für sämtliche Funktionen, die rund um das Rechnungs- und Mahnwesen anzuordnen sind. Eine Buchhaltungssoftware, die selbst keine Rechnungserstellung ermöglicht, kostet Zeit und bietet Fehlerquellen, da die Rechnungsbeträge manuell eingetragen werden müssen.

Hier kommt es auf den Bedarf an

Wie schon anhand der Solo-Selbstständigen aufgezeigt wurde: Die Buchhaltungssoftware richtet sich auch nach dem Bedarf. Wer weder heute noch in den kommenden Jahren je bilanzierungspflichtig ist und auf die vereinfachte Buchhaltung mit der EÜR zurückgreifen kann, benötigt letztendlich keine Software, die Bilanzen erstellt. Auf eine Software zu verzichten, ist aber dennoch falsch, da sie die Buchhaltung für Freiberufler deutlich erleichtert. Eine umfangreiche Personalbuchhaltung ist für Einzelpersonen hingegen wiederum unwichtig.

Betriebe haben andere Anforderungen als Selbständige

Anders verhält es sich bei mittleren und großen Betrieben. Unternehmen sollten die Buchhaltungssoftware anhand ihres eigenen Buchhaltungsbedarfs auswählen. Welche Anforderungen gelten, welche Arbeiten fallen regelmäßig an?

Wichtige Funktionen sind nun:

- Doppelte Buchführung

- Kassenbuch

- Personalbuchhaltung

- Belegerkennung

- Kostenstellen

- Digitale Dokumentenablage

- Liquiditätsplanung

- Skonto

- Reisekostenabrechnung

- Kreditorenbuchhaltung

- Abschreibungen

- Debitorenbuchhaltung

- Zeiterfassung

Was für Unternehmen zunehmend wichtig ist, ist die direkte Anbindung an Zahlungsdienstleister wie PayPal oder Klarna. Auch solche Zahlungseingänge können nun mühelos überwacht und gebucht werden. Zugleich ist die Anbindung an Shop- und CRM-Systeme empfehlenswert, sofern solche Systeme im Betrieb genutzt werden.

Der Preis spielt auch eine Rolle

Vielfach werden Buchhaltungssoftwares heute als Abo-Modell und in der Cloud angeboten. Auch eine App-Version ist oft erhältlich. Einmal käufliche Varianten sind meist nur in der kleinen Ausführung erhältlich und dienen eher Solo-Selbstständigen als Buchhaltungsprogramme.

Preise genauer unter die Lupe nehmen

Fakt ist, dass benötigte Funktionen den Preis mitbestimmen. Cloud Varianten sind preislich oft höher angesiedelt, da mehrere Zugänge geboten werden und das Programm auch von unterwegs aus direkt genutzt werden kann. Dennoch ist es falsch, am Funktionsumfang zu sparen, um den Preis zu reduzieren. Die Buchhaltungssoftware muss das Unternehmen bestens unterstützen, damit die Ausgabe lohnend ist. Unzureichend bemessene Lösungen bedeuten nur einen höheren Arbeitsaufwand, der nicht selten mit Fehlern behaftet ist.

Fazit – moderne Buchhaltungssoftware erleichtert die Arbeit

Eine gute, zum jeweiligen Unternehmen passende Buchhaltungssoftware erleichtert die tägliche Buchhaltung, reduziert Fehler und erlaubt es, sich um die tatsächlichen Kernkompetenzen zu kümmern. Sind Geschäftsreisen oder Außentermine ein Teil des

Arbeitsalltages, so bieten sich Cloudlösungen an. Quittungen und Rechnungen können, wie auch das Fahrtenbuch, direkt hochgeladen und verarbeitet werden. Auch das schafft zeitliche Abhilfe und verhindert, dass Papierbelege verloren gehen oder eventuell nicht gebucht werden.

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