Dinge, die Sie vor dem Einsatz der elektronischen Unterschrift wissen müssen

Dinge, die Sie vor dem Einsatz der elektronischen Unterschrift wissen müssen

Besonderheiten

Wer als Geschäftsmann oder Unternehmer in naher Zukunft vorhat von der klassischen Unterschrift auf dem Papier auf die elektronische Unterschrift umzustellen, der tut im Grunde genommen etwas Positives. Denn die e-Signatur ist modern und man kann mit der Zeit gehen und seine geschäftlichen Abwicklungen hinsichtlich der Bürokratie und Papierkram deutlich beschleunigen. Dennoch gibt es den einen oder anderen Punkt oder bestimme Fragen, die man vorab vielleicht noch wissen sollte oder zumindest einmal grob zur Kenntnis genommen haben sollte. Wir haben nachfolgend einige dieser elementaren Merkmale und Fragen zusammengestellt.

 

Tatsächliche Signaturen und keine "Kopien"

Bei den lizenzierten Anbietern von e-Signaturen handelt es sich geradeaus um tatsächliche und legitimierte Signaturen. Medial wird ab und zu der Eindruck erweckt, man versuche hier Bilder oder Kopien von Signaturen zu vermarkten, die im Endeffekt gar nicht echt seien. Dies ist so nicht richtig. Denn es handelt sich um richtige Signaturen, die den manuell auf dem Papier und per Hand unterzeichneten oftmals juristisch vollkommen gleichgestellt sind.

 

Wird ein digitales Zertifikat benötigt, um die Signaturen zu sichern?

Ja, bei einem Umstieg auf deine digitale Signatur ist ein Zertifikat zwingend notwendig, um die Signaturen zu sichern. Denn egal wie sicher das persönliche Netzwerk abgesichert zu sein scheint, ein digitales Zertifikat ist ein Muss. Mit einem digitalen Zertifikat lässt sich die Echtheit der elektronischen Unterschrift dann verifizieren und man ist vor Täuschungen und Fälschungen so gut es geht abgesichert.

Digitale Signaturen sind gesichert. Mal ganz davon abgesehen, dass die digitale Signatur den bisherigen Papierkram überflüssig macht, sind diese Unterschriften autorisiert. Ein weiterer Vorteil daran ist, dass die elektronische Unterschrift auch niemals verloren gehen kann.

 

Können digitale Signaturen manipuliert werden?

Natürlich wäre es eine Lüge nun zu behaupten, dass digitale Signaturen absolut und zu 100 % fälschungssicher seien. Das kann selbstverständlich niemand behaupten. Doch es wird alles getan, um sie vor Manipulation zu bewahren und damit gelten sie im Durchschnitt als sehr sicher. Und dem Grunde nach ist auch eine per Hand und manuell vollzogene Unterschrift auf dem Papier auch nicht ein Garant dafür, dass diese nicht auch manipuliert oder gar gefälscht sein könnte. Bei der digitalen Version gibt es auch je nach Anbieter bestimmte Maßnahmen, die ergriffen werden können, sollte es online zu etwaigen Manipulationsversuchen kommen.

 

Anmeldung aus einer Software heraus oder direkt aus einer E-Mail? Finger weg

Digitale Software, bei der man sich direkt ohne Log-in anmelden kann, bedeuten im Regelfall nichts Gutes und hiervon sollte man als Interessent möglichst die Finger weglassen. Auch falls das Angebot eine Anmeldung direkt aus der E-Mail heraus beinhaltet, ist es besser sich hiervon schnell zu distanzieren und Vorsicht walten zu lassen. Wenn man ein Dokument zum Unterschreiben bekommt, sollte man stets achtsam bleiben und überprüfen, woher es kommt und mit welcher Software die Anfrage einhergeht. Dies gilt natürlich insbesondere, bei nicht vertrauten und bekannten Bezugsquellen. Daher bitte im Zweifel niemals zu vorschnell ein digitales Dokument mittels e-Signatur unterzeichnen.

 

Sparpotenzial beim Papierverbrauch

Unter Anwendung von digitalen Signaturen wird nicht nur ein erhebliches Maß an Zeit eingespart. Auch sehr viel unnötige Bürokratie fällt weg. Was früher stapelweise in Form von Papierbergen in Aktenordnern abgeheftet werden musste, wird heute direkt digital unterschrieben und digital gespeichert. Damit hat mal als Geschäftsführer nach wie vor alles rechtskräftigen Unterschriften zur Hand, aber dies mit bedeutend weniger Aufwand. Und nebenbei tut man auch noch gutes für die Umwelt. Denn der jährliche Bedarf an Papier wird signifikant zurückgehen. Ähnliches gilt für den Bedarf an Druckerpatronen und ähnlichem. Dies kann sich in der Jahressumme schon sehr deutlich bemerkbar machen.

 

Noch nicht jeder Geschäftspartner und Kunde ist bereit für die Digitalisierung

Deutschland ist bekannt für das Land der Bürokratie und der sehr beliebten Papierberge im Zusammenhang dessen. Daher ist es nicht verwunderlich, dass es nach wie vor auch noch in Unternehmerkreisen Ablehnung gegenüber der elektronischen Unterschrift gibt. Gleiches gilt auch für mögliche Kunden. Deswegen sollte vorher unter Umständen abgewogen oder gar nachgefragt werden, ob der Geschäftspartner oder Kunde mit dem digitalen Weg insoweit einverstanden ist. Ansonsten kann diesem Personenkreis notfalls immer noch der klassische Weg der Unterzeichnung angeboten werden. Besonders in Deutschland braucht die Digitalisierung aktuell augenscheinlich noch etwas länger, um sich zu etablieren. Und es wäre natürlich schade darum, wenn aufgrund dessen möglicherweise ein solider Geschäftspartner oder Kunde verärgert wäre. Im Laufe der Zeit wird sich sowieso alles zusammenfügen und die digitale Unterschrift allzeit und überall zum Standard gehören.

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