Wie Freiberufler die richtige Buchhaltungssoftware finden

Wie Freiberufler die richtige Buchhaltungssoftware finden
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Freiberufler gehen einer selbstständigen Tätigkeit nach, betreiben jedoch kein Gewerbe. Zu ihnen zählen viele Kreative und Künstler, aber beispielsweise auch Anwälte, Ärzte oder Programmierer. Steuerrechtlich unterscheiden sich die freien Berufe ebenfalls von anderen Formen der Selbstständigkeit. Obwohl für Freiberufler vieles einfacher ist, müssen diese sich trotzdem mit Themen wie der Buchhaltung befassen. Damit diese im Alltag möglichst wenig Zeit in Anspruch einnimmt, automatisieren digitale Buchhaltungstools heutzutage vieles und verschaffen so einen schnellen Überblick zu den eigenen Einnahmen und Ausgaben. Doch welche Ansprüche sollten Freiberufler an eine Buchhaltungssoftware haben – und wie wählt man die richtige für sich aus?


Das Erfassen und Zuordnen von Belegen nimmt oft mehr Raum ein, als viele Freiberufler sich das wünschen. Mit der richtigen Softwarelösung lässt sich der Arbeitsaufwand jedoch minimieren.

Besonderheiten bei der Buchhaltung als Freiberufler

Nicht jeder Selbstständige ist auch ein Freiberufler. Die freien Berufe zeichnen sich laut Einkommensteuergesetz durch besondere Fachkenntnisse oder künstlerisch-schöpferische Befähigungen aus. Welche Dienstleistungen damit konkret zu den freien Berufen zählen, legt ebenfalls das EStG fest. Auf der Liste finden sich diverse künstlerische, heilkundliche, beratende und technische Berufe. Da Freiberufler ihre Tätigkeit als selbstverantwortliche Dienstleistung anbieten, ist in der Regel keine Gewerbeanmeldung erforderlich. Damit unterliegen die freien Berufe auch keiner umfassenden Verpflichtung zur Buchhaltung. Ganz ohne das Erfassen von Einnahmen und Ausgaben geht es aber selbst bei Freiberuflern nicht.

Als freiberuflich tätiger Selbstständiger sind Sie nicht bilanzierungspflichtig und können auf eine doppelte Buchhaltung verzichten. Somit genügt dem Finanzamt eine amtliche Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), die der Steuererklärung als Anlage beigefügt wird. Um diese zu erstellen, müssen Einnahmen und Ausgaben sowie die dazugehörigen Belege jedoch trotzdem ordentlich verbucht sein. Zudem stellt die seit 2020 geltende Grundsatzverordnung zur korrekten Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoBD) eine Reihe von Anforderungen, die den Einsatz einer Buchhaltungssoftware praktisch obligatorisch machen. Durch folgende buchhalterischen Besonderheiten unterscheiden sich Freiberufler von gewerbetreibenden Selbstständigen:

  • Keine doppelte Buchführung
  • (Oft) kein separates Kassenbuch
  • Spezielle Freibeträge und die Kleinunternehmeroption (dann auch keine Umsatzsteuervoranmeldung nötig)
  • Amtliche EÜR statt Bilanzierung zur Gewinnermittlung (vereinfachte Gewinnermittlung)

Digitale Buchhaltung – Keine Pflicht, aber praktischer Standard

Bis heute gibt es keine Verpflichtung dazu, seine Buchhaltung am Computer zu erledigen. In der Theorie ist die klassische Buchhaltung in Papierform noch immer möglich. Allerdings erwartet das Finanzamt mittlerweile, dass die Daten für die Steuererklärung in digitaler Form übergeben werden. Des Weiteren müssen Sie Ihre Belege unveränderbar und manipulationssicher aufbewahren. Die entsprechenden Formulierungen der GoBD erfordern faktisch die Nutzung digitaler Speichermedien und einer professionellen Software. Auf diesem Wege lassen sich gesetzliche Vorgaben am sichersten und einfachsten erfüllen. Gleichzeitig bietet die computergestützte Buchhaltung auch viele Vorteile für die Unternehmer, weshalb entsprechende Programme und Tools die Zettelwirtschaft mittlerweile weitestgehend verdrängt haben. Freiberufler profitieren daher ebenfalls vom Einsatz einer guten Buchhaltungssoftware.

Papierkram war gestern. Mit modernen Tools und Apps lässt sich die Buchhaltung deutlich übersichtlicher gestalten als in vergangenen Tagen.

Wichtige Software-Funktionen

Nicht alle Features, die eine Buchhaltungssoftware bietet, sind für Freiberufler und andere Kleinunternehmer interessant. Bei der Wahl der passenden Software für die Buchhaltung können Sie als Freiberufler ganz gezielt auf bestimmte Funktionen achten. Zentral ist beispielsweise das Vorhandensein einer digitalen Belegverwaltung. Durch diese lassen sich Belege GoBD-konform kategorisieren und archivieren. Außerdem muss die Möglichkeit bestehen, Papierbelege in digitalisierter Form zu erfassen. Eine Kassenbuchfunktion ist oft ebenfalls hilfreich.

Noch einfacher wird die Zuweisung einzelner Belege durch eine Anbindung ans Online-Banking. Sofern die eigene Bank nicht unterstützt wird, sollte zumindest die Option zum Hochladen der digitalen Kontoauszüge (im CSV-Format) gegeben sein. Um die Vorteile der digitalen Buchhaltung beim Ausfüllen der Steuererklärung nutzen zu können, muss das Programm Ihnen eine EÜR ausgeben können. Idealerweise gibt es auch eine Schnittstelle für den Steuerberater. Besonders praktisch ist es auch, wenn sich die Rechnungserstellung direkt in der Buchhaltungssoftware erledigen lässt. Nette Boni sind eine Zeiterfassungsoption und die App-Anbindung für mobile Endgeräte.

Die bekannten und großen Anbieter veröffentlichen allerdings auch stetig Updates, durch die weitere Funktionen ins Spiel kommen. Als Freiberufler brauchen Sie viele davon zwar nicht, doch so manches Feature kann sich als nützlich erweisen. So lassen sich aktuell bereits viele Vorgänge automatisieren. Erfasste Belege ordnet die Software in diesem Fall selbstständig zu. Sie können also langfristig von einer wachsenden Zeitersparnis durch die digitale Buchhaltung ausgehen.

Native Software vs. Online-Anwendung

Wer sich bereits bei verschiedenen Anbietern für Buchhaltungssoftware umgeschaut hat, wird auf zwei unterschiedliche Modelle der digitalen Buchhaltung gestoßen sein: Cloud-basierte Online-Buchhaltung per Browser (oder App) und native Softwarelösungen. Beide Varianten bieten verschiedene Vorteile und bei diversen großen Anbietern haben Sie die Wahl, eine der Optionen zu wählen. Mit nativer Software ist die klassische Programmanwendung gemeint, die auf den Rechner aufgespielt und von dort aus gestartet wird.

Wenn Sie eine native Lösung wählen, dann sind Sie nicht auf eine aktive Internetverbindung angewiesen und müssen sich keine Gedanken um Datenschutzmaßnahmen eines Cloud-Dienstleisters machen. Die Buchhaltung per Online-Tool benötigt hingegen keine Installation oder Einrichtung. Sie lässt sich über den Internetbrowser oder aber in der App auf dem Smartphone aufrufen und steht so standortunabhängig zur Verfügung. Ein weiterer Pluspunkt ist, dass Sie die Software nicht manuell updaten oder aktualisieren müssen.

Fazit: Eine professionelle Buchhaltungssoftware ist alternativlos

Obwohl die Anforderungen an die Buchhaltung bei Freiberuflern deutlich geringer ausfällt als bei Unternehmern mit einem Gewerbe, sollte der Aufwand nicht unterschätzt werden. In der Praxis lässt sich mithilfe digitaler Buchhaltungstools viel Zeit sparen, die man dann in das eigentliche Tagesgeschäft investieren kann. Das schnelle Erstellen einer EÜR ist so selbst für Personen möglich, für die Buchhaltung bis dato ein absolutes Fremdwort war. Es ist jedoch wichtig, auf eine Ausstattung mit bestimmten Grundfunktionen zu achten. Viele Anbieter versorgen ihre Software aber auch regelmäßig mit Upgrades, wodurch der Funktionsumfang stetig wächst.

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